Opgaveliste til klyngekoordinatorer

Er du ny koordinator, vil vi foreslå, at du udover denne liste også orienterer dig i Håndbog til klyngearbejdet i almen praksis.

Løbende vedr. mødeafholdelse

• Indkalde til klyngemøder og sikre at mødemateriale udsendes til aftalt tid til klyngen.
• Sørge for at der er fastlagt et fagligt emne for mødet og eventuelt bestille en klyngepakke hos KiAP eller de regionale kvalitetsenheder. Ved selvvalgt emne kan fx KiAP’s spørgeskemafunkton anvendes.
• Koordinere og afklare ansvar for indhold og praktisk afvikling af mødet, herunder eventuelt en ekstern facilitator.
• Sørge for mødested/konferencecenter, mødefaciliteter og forplejning til møderne.
• Sikre at der indsendes faktura/bilag og mødedeltagerliste til PLO efter hvert klyngemøde.
• Følge op på medlemmer, som ikke melder tilbage om deltagelse i møder jf. klyngens regler.
• Sørge for at der bliver fulgt op på de faglige emner på klyngemøderne fx ved at bestille en opfølgning på en klyngepakke.
  ‍

Løbende administrative opgaver

• Opdatere klyngens medlemmer/ydernumre på KiAP’s hjemmeside under ”Min Klynge”. Opgaven indebærer at tilføje nye ydernumre og eventuel opfølgning på de enkelte klinikker, hvor der er tvivl om status på ydernummeret og deltagelse i klyngen. Ophørte ydernumre skal fjernes fra klyngeregistreringen – ved tvivl kontaktes den enkelte klinik.
• Når aktive klinikker udmeldes af klyngen, skal klyngekoordinator orientere den regionale kvalitetsenhed mhp. individuelt kvalitetsbesøg.
• Sikre at de enkelte klinikker løbende opdaterer navne på ejerlæger og ansatte læger og eventuelt uddannelseslæger og øvrigt personale, som deltager i klyngearbejdet.
  ‍

Årligt

• Udfylde spørgeskema fra KiAP om klyngens aktivitet (modtages i januar).
• Udarbejde budget for klyngen for det kommende år (typisk i januar op til generalforsamling).
• Udarbejde årsregnskab for klyngen (typisk ved starten af marts – PLO laver kontoudtræk og udsender oplæg til årsregnskab for klyngen).
• Indkalde til en årlig generalforsamling – typisk i midten af marts hvert år (se skabelon for indkaldelse og referat).
• Afdække status for valg til poster i klyngen og udsende en foreløbig indkaldelse til klyngens medlemmer med varsling af dato for generalforsamling.
• Udsende endelig dagsorden til generalforsamling senest 2 uger før mødets afholdelse.
• Sikre fyldestgørende referat fra generalforsamlingen blandt andet i forhold til hvem, der er valgt til poster og beslutninger om honorarer, mødefrekvens, klyngeregler med videre.
• På generalforsamlingen kan det også være en god ide at fastlægge kommende møder og faglige emner.
  ‍

Øvrige løbende opgaver

• Kontaktperson for klyngen ift. det omgivende sundhedsvæsen (kommune, region etc.).
• Repræsentant for klyngen ift. deltagelse i regionale klyngemøder, netværksdage etc.
• Repræsentant for klyngen ift. deltagelse i KiAP’s arrangementer og tilbud til klyngerne.