Privatlivspolitik
Senest opdateret 1. september 2025
Indhold
- Formål
- Dataansvarlig
- Oplysningstekst til patienter – sådan bruger vi dine personoplysninger
Typer af oplysninger og formål Kilder
Det juridiske grundlag for indsamling og behandling af personoplysningerne
Dine rettigheder
Kontakt - Personoplysninger på KiAP’s hjemmesider
- Cookies på KiAP’s hjemmesider
Hvad er en cookie?
Tredjeparts cookies
Sletning af cookies
Opdeling af cookies
Cookies for klyngemedlemmer - Nyhedsbreve
- Tilmelding til seminarer og events
- Honorarblanketter
- Data til klyngearbejdet
- Download af materialer
- Behandling af ansøgninger
- Børn
- Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?
- Sikkerhed
- Underdatabehandlere
- KiAP lever op til alle GDPR-krav
1. Formål
Denne privatlivspolitik redegør for:
- Hvordan KiAP behandler personoplysninger, der opsamles på de websites, hvor indholdet administreres af KiAP.
- Hvordan KiAP i øvrigt behandler personoplysninger i KiAP’s besiddelse.
2. Dataansvarlig
Den dataansvarlige er:
KiAP – Kvalitet i Almen Praksis
Thomas B. Thriges Gade 48, 1.
5000 Odense C
CVR. 30 47 48 80
3. Oplysningstekst til patienter – sådan bruger vi dine personoplysninger
I denne privatlivspolitik beskrives, hvordan KiAP (”vi", "os", "vores") behandler og videregiver dine personoplysninger.
I forbindelse med din læges undersøgelse, diagnostik og behandling af dig som patient indsamler og behandler vi som dataansvarlig og databehandler en række personoplysninger om dig.
Fokus i denne privatlivspolitik er KiAP’s behandling af patienters helbredsoplysninger. Dette indebærer, at bipersoner som klinikkens personale og den enkelte læge ikke er omfattet af politikken, da deres navn og e-mailadresse alene optræder arbejdsbetinget.
Typer af oplysninger og formål
KiAP indhenter ikke aktivt sundhedsoplysninger på patienter, men har adgang til praktiserende dele af lægepraksis systemer, hvor nedenstående oplysninger vil forekomme:
| Oplysninger der forekommer eller kan forekomme | Kategorier af registrerede personer og kategorierne af personoplysninger (patienter) |
|---|---|
| Oplysninger der forekommer eller kan forekomme |
|
| Oplysninger der ikke forekommer | |
|---|---|
| Oplysninger der ikke forekommer |
|
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål
- KiAP behandler sundhedsfaglige patientdata på aggregeret niveau til kvalitetsudvikling i almen praksis. KiAP er desuden i besiddelse af en fuld fortegnelse af danske patienters tilknytning til praktiserende læge (patientpopulationsfil). Dette skyldes muligheden for at kunne vise korrekt information om den læge, som har oprettet patientens forløbsplan. Oplysningerne bruges desuden til at hjælpe den enkelte klinik til at have en aktuel oversigt af klinikkens patientpopulation.
- Overholde vores forpligtelser i henhold til gældende lovgivning, herunder EU’s databeskyttelsesforordning, databeskyttelsesloven og anden relevant sundhedsretlig lovgivning, f.eks.
- Dokumentationspligt
- Overholdelse af basale principper for behandling af personoplysninger
- Iværksættelse og vedligeholdelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder men ikke begrænset til at hindre uautoriseret adgang til systemer og oplysninger, hindre modtagelse eller distribution af ondsindet kode, standsning af overbelastningsangreb (denial-of-service angreb) og beskadigelser af computersystemer og elektroniske kommunikationssystemer
- Undersøgelse af mistanke eller viden om sikkerhedsbrud og rapportering til individer og myndigheder
- Håndtering af forespørgsler og klager fra registrerede og andre
- Håndtering af inspektioner og forespørgsler fra tilsynsmyndigheder
- Håndtering af tvister med registrerede og tredjeparter
Kilder
Vores indsamling af personoplysninger om dig sker fra almen praksis. Vi behandler de modtagne oplysninger i overensstemmelse med denne privatlivspolitik.
Det juridiske grundlag for indsamling og behandling af personoplysningerne
Det juridiske grundlag for at indsamle og behandle dine personoplysninger er:
Forløbsplaner indgår i den almindelige patientbehandling, hvor der indsamles og behandles – herunder videregives og overlades - almindelige personoplysninger i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(c) og (d), mens de særlige kategorier af personoplysninger indsamles og behandles i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 9(2)(b), (c) og (h)
Dine rettigheder
Du har ifølge databeskyttelseslovgivningen visse rettigheder, som vi er forpligtet til at oplyse dig om, herunder retten til indsigt i personoplysninger og i særlige tilfælde ret til at få ændret ukorrekte oplysninger, ret til at få slettet oplysninger, ret til at få begrænset oplysninger, ret til dataportabilitet samt ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysningerne.
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Du kan udnytte dine rettigheder ved at kontakte KiAP på mail sekretaeren@kiap.dk.
Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af personoplysninger.
Se www.datatilsynet.dk.
Kontakt
Hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger eller udnyttelsen af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os på support@kiap.dk eller supportens telefonnummer 7196 8844.
4. Personoplysninger på KiAP’s hjemmesider
Nedenstående behandler hjemmesider som KiAP administrerer, der er tilgængeligt for alle på nettet.
Personlige oplysninger dækker alle oplysninger, der kan bruges til at identificere en person, herunder, men ikke begrænset til, for- og efternavn, alder, køn, privatadresse eller anden fysisk adresse, e-mailadresse eller andre kontaktoplysninger, uanset om de vedrører vedkommendes private bopæl eller arbejdsplads.
Som hovedregel kan du tilgå hjemmesiden uden at fortælle os, hvem du er eller give personlige oplysninger om dig selv.
Vi har dog brug for visse personoplysninger for at kunne samarbejde med dig, og levere relevant kommunikation til dig.
Vores website indsamler og behandler oplysninger om dig, når du:
- Navigerer på websiten
- Sender en forespørgsel via websiten
- Tilmelder dig vores nyhedsbrev
- Downloader materialer fra websiten
- Tilmelder dig seminarer og andre events
- Indsender en jobansøgning
Via vores hjemmeside indsamler vi kun de personoplysninger, der er nødvendige for at levere den service, du efterspørger.
Vi indsamler disse oplysninger for at kunne:
- Give dig en mere personaliseret oplevelse
- Forbedre og optimere vores websites
- Forbedre vores kundeservice
- Kommunikere med dig på relevant vis
5. Cookies på KiAP’s hjemmeside
Sletning af cookies
Cookies, som du tidligere har accepteret, kan altid slettes efterfølgende. Benytter du en PC med en nyere browser, kan du slette dine cookies ved at bruge genvejstasterne: CTRL + SHIFT + Delete. Virker genvejstasterne ikke, og/eller benytter du en MAC, skal du starte med at finde ud af, hvilken browser du bruger og herefter klikke på det relevante link:
Husk: Bruger du flere Internet-browsere, skal du slette cookies i hver af dem.
Opdeling af cookies
KiAP anvender følgende typer cookies:
| Kategori | Beskrivelse |
|---|---|
| Nødvendige | Nødvendige cookies bliver sat for at siden kan fungere korrekt, f.eks. grafiske visninger og navigation. For at besøge KiAP’s hjemmesider skal nødvendige cookies være accepteret. |
| Præference | Disse cookies gør det muligt at huske oplysninger, der ændrer den måde, som hjemmesiden ser ud eller opfører sig på, f.eks. dit foretrukne sprog. |
| Statistiske | Ved at acceptere statistiske cookies giver du lov til, at KiAP anvender tredjeparts analyseværktøjet Matomo, til at analysere dit besøg, herunder sidevisninger og klik. Dine data bliver ikke videresendt til Matomo uden dit samtykke. |
| Marketing | For at kunne se videoer på hjemmesiden er det nødvendigt at acceptere marketing cookies. Vi gør brug af tredjepartsprogrammet YouTube til visninger af video. |
Cookies for klyngemedlemmer
En person, der er registreret på kiap.dk som medlem af en klynge har adgang til klyngeplatformen (https://www.kiap.teamboks.com/) via login på http://kiap.dk. Når du tilgår klyngeplatformen, anvender vi nødvendige, funktionelle og statistiske cookies.
På klyngeplatformen benytter vi cookies til:
- Personliggørelse og tilpasning af portalen
- Optimering og personliggørelse af dit besøg på portalen
- Profilere data om adfærdsmønster på portalen
- Forbedre vores tjenester baseret på generel brugeradfærd
- Foretage rapportering
I klyngeplatformen benyttes tredjepartsservices fra Google Analytics til statistik.
6. Nyhedsbreve
Når du tilmelder dig KiAPs nyhedsbrev, registreres følgende oplysninger: Navn, e-mailadresse og arbejdsområde.
Ved at tilmelde dig KiAPs nyhedsbrev giver du KiAP samtykke til at behandle dine personoplysninger, herunder dit navn, din e-mail samt yderligere oplysninger i henhold til gældende lovgivning, alene med de formål at modtage nyhedsbrev og markedsføringsmateriale.
Oplysningerne, du afgiver (navn, e-mailadresse og arbejdsområde), registreres i KiAPs systemer – herunder vores CRM-system og vores system til udsendelse af nyhedsbreve.
Medarbejdere hos KiAP har adgang til oplysningerne.
Når KiAP har sendt et nyhedsbrev ud til abonnenterne, registrerer KiAP efterfølgende antallet af åbninger og klik på de enkelte historier i nyhedsbrevet.
Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at framelde dig nyhedsbrevet igen ved at klikke på et link i nyhedsbrevet. Dine oplysninger opbevares herefter i 24 måneder, inden de slettes. Dette gør vi for at sikre, at vi ikke efterfølgende sender informationer til dig, når du har afmeldt dig nyhedsbrevet.
7. Tilmelding til seminarer og events
Tilmelding til events via hjemmesiden, f.eks. KiAPs Inspirationsdage foretages gennem tredje parts værktøjer. Data opbevares i disse systemer efter deres pågældende privatlivspolitik og er ligeledes tilgængelige for medarbejderne i KiAPs sekretariat.
Dine oplyste data ved tilmelding til et event via siden bruges kun til administration af tilmelding til eventet samt eventuelt til at sende materiale og evaluering i forbindelse med eventet.
Ønsker vi at benytte dine oplysninger til andet, vil vi bede om samtykke for det. Når du har tilmeldt dig et seminar eller en anden event hos KiAP, accepterer du samtidig at billeder fra seminaret eller eventen kan blive anvendt til markedsføring af KiAP på bl.a. hjemmeside og sociale medier.
8. Honorarblanketter
Hvis du har deltaget i test af f.eks. en klyngepakke eller hjemmesiden eller i anden sammenhæng skal have honorar fra KiAP, skal du udfylde en honorarblanket. Blanketten indeholder oplysninger om dit navn, CPR nr. eller CVR nr., dato og underskrift. Blanketten opbevares sikkert i 5 år af hensyn til revision og regnskab.
9. Data til klyngearbejdet
Opdateret juni 2025
Når der bestilles en klyngepakke fra KiAP, hvor KiAP leverer dataopgørelser, giver bestilleren på vegne af hele klyngen tilladelse til, at data indsamles og opbevares i 2 år plus løbende kalenderår efter dato for klyngemødet.
KiAP udfører databehandlingen i overensstemmelse med retningslinjer i databehandleraftalen mellem klinik og systemhus.
Hvis dine oplysninger skal anvendes i en spørgeskemaundersøgelse, vil du blive særskilt orienteret om behandlingen ved distribution af spørgeskema.
KiAP vil altid sikre sig, at behandlingen sker i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.
10. Download af materialer
I forbindelse med download af materiale fra serveren oprettes en serverlogning af hændelsen, men der foretages ikke en registrering af brugeroplysninger i forbindelse med denne log.
11. Behandling af ansøgninger
Når du ansøger en stilling hos KiAP gennem hjemmesiden, behandler vi som udgangspunkt dit navn, din adresse, din e-mailadresse, dit telefonnummer og de dokumenter som du uploader i ansøgningsprocessen.
Vi anvender dine informationer for at kunne vurdere, om du har kvalifikationerne til at besidde den stilling, du ansøger. Vi kan anvende informationerne til at vurdere, om du har kvalifikationerne til at besidde andre stillinger hos KiAP.
Dine data vil blive behandlet fortroligt. Det er kun HR og relevante ansættende personer, der har adgang til de persondata, som du registrerer. Persondata bliver kun samlet, behandlet og brugt med henblik på at vurdere din ansøgning til en stilling.
Oplysningerne, du afgiver, registreres i KiAPs systemer – herunder i HR-systemet.
Dine personoplysninger vil blive opbevaret i 6 måneder inden de slettes fra KiAP. Hvis vi vil gemme dine personoplysninger længere end dette, vil vi bede om fornyet samtykke fra dig.
12. Børn
KIAP forstår vigtigheden i at beskytte børns privatliv. Vores sider er ikke specielt udviklet til eller rettet mod børn. Vi har ikke til hensigt bevidst at indsamle eller opbevare oplysninger om personer under 13 år.
13. Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?
Oplysningerne opbevares så længe, det er nødvendigt for at opfylde det formål, til hvilket oplysningerne behandles.
Oplysninger kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at fastslå, forsvare eller gøre retskrav gældende, f.eks. hvis der er en igangværende tvist, eller hvis der er indgivet en anmeldelse af en ulovlig handling til politimyndighederne. Vi gennemgår regelmæssigt vores oplysninger og fjerner personoplysninger, som ikke længere er nødvendige.
14. Sikkerhed
KiAP og vores samarbejdspartnere anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der sikrer integritet og fortrolighed i forbindelse med behandlingen af personoplysninger.
15. Underdatabehandlere
KiAP anvender i nogle tilfælde underdatabehandlere. Vi anvender f.eks. leverandører af systemer til udsendelse af nyhedsbreve og eksterne konsulenter, der rådgiver os i forbindelse med analyse- og markedsføringsopgaver.
KiAP indgår databehandleraftaler med vores eksterne samarbejdspartnere for at sikre, at oplysningerne kun behandles efter vores instrukser, og at den nødvendige sikkerhed er på plads.
Du kan rekvirere en liste med underdatabehandlere ved at skrive til sekretaeren@kiap.dk.
16. KiAP lever op til alle GDPR-krav
Revisionsfirmaet BDO har foretaget en revision af, hvorvidt KiAP lever op til gældende GDPR-krav om bl.a. databeskyttelse og korrekt håndtering af persondata.
Revisionsrapporten viser, at KiAP overholder alle GDPR-kravene og passer godt på patienternes data.
I forbindelse med udarbejdelsen af ISAE 3000 GDPR-erklæringen, er rapporten nået frem til følgende konklusion:
- at beskrivelsen af IT-løsninger til almen praksis og de tilhørende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger og øvrige kontroller, rettet mod behandling og beskyttelse af personoplysninger i henhold til databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, således som de var udformet og implementeret i hele perioden fra 1. januar til 31. december 2024, i alle væsentlige henseender er retvisende, og
- at de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger og øvrige kontroller, som knytter sig til de kontrolmål, der er anført i beskrivelsen, i alle væsentlige henseender var hensigtsmæssigt udformet i hele perioden fra 1. januar til 31. december 2024