Drejebog – Planlægning af klyngemødet

Trin-for-trin guide til planlægning af dit klyngemøde:

1. Først afklares hvem fra kommunen, børne- og ungepsykiatrien på hospitalet m.fl., klyngen ønsker at mødes med? Det er en fordel, hvis både medarbejdere og ledere fra området deltager.
2. Invitér de pågældende samarbejdspartnere til klyngemødet og aftal et formøde. Læg formødet i god tid inden klyngemødet med henblik på at få langt en plan for mødet og ikke mindst at afstemme forventninger til mødets formål. Forbered dem på, at I vil benytte manegemodellen og cases og del spørgeskemaresultaterne med dem (når de er klar).
3. Sæt dig ind i, hvad manegemodellen er, og drøft medklyngebestyrelsen, om modellen kunne være noget for jer. Læs desuden Drejebog til manegemodellen og Tjekliste til facilitator.
4. De regionale kvalitetsenheder tilbyder hjælp til facilitering af klyngemødet efter behov. Kontakt KiAP eller din regionale kvalitetsenhed herom. Uanset hvem I vælger som facilitator, er det vigtigt at have dialog med vedkommende om vedkommende rolle før og under mødet.
5. Afhold et forberedelsesmøde i klyngebestyrelsen – God idé at invitere facilitatoren til dette møde:
   
   1. Forbered 3 cases eller vælg 3 cases fra klyngepakken (helst i samarbejde med de eksterne samarbejdspartnere, I vælger at invitere til mødet). Forbered de nedslag i cases, som I mener, der skal fokuseres på ”i manegen”.
   2. Endeligdagsorden laves.
   3. Mødestedfastlægges.
   4. Rollerunder mødet fordeles
      
      1. Velkomst ved?
      2. Facilitator?
      3. Case-oplæser?
      4. Hvem styrer tiden?
      5. Referent/”parkeringspladsansvarlig”
      6. Praktisk ansvarlig – bord arrangement evt. forplejning
      7. Tovholder på opfølgning? Kommune, praksiskonsulent, klyngekoordinator, andre? 
      8. Hvem står for invitation og tilmelding?
6. Bliv inspireret af andre klynger, der har haft børn og unge med mistrivsel som emne (vidensbanken.dsam.dk - SØG på klynge).
7. Gå til KiAP’s spørgeskemafunktion og tilpas skabelonen med titlen: ”Spørgeskema om børn og unge i psykisk mistrivsel” til det ønskede indhold.
8. Send spørgeskemaet ud til klyngens medlemmer i god tid inden mødet, så du også har tid til at gøre resultaterne op efterfølgende.
9. Overvej om I ønsker at bruge andre former for data. Læs mere og se kontakt oplysninger til din regional kvalitetsenhed her: Idéer til sammensætning af egen klyngepakke.
10. Se og download powerpoint skabelon til din videre bearbejdning. I skabelonen ses et forslag til, hvordan mødet kan bygges op i 3 blokke med introduktion, gennemgang af resultaterne af spørgeskemaundersøgelsen, erfaringsudveksling og dialog ved brug af manegemodellen. Du sætter nemt resultaterne fra spørgeskemaet ind i powerpointen og tilpasser skabelonen til det ønskede møde indhold.
11. Du finder også et forslag til, hvordan mødet sluttes af på en god måde, hvor I får aftalt, hvordan klyngen og de inviterede samarbejdspartnere får fuldt op på de aftaler, der er indgået på mødet.
12. Læs Drejebog til manegemodellen og Tjekliste til facilitator.