Gode råd til delvist virtuelle klyngemøder

Det kan i nødstilfælde være nødvendigt at deltage via video på et klyngemøde, hvis du bor på en ø, er langt fra hvor mødet foregår eller er bortrejst. Det fysiske fremmøde er selvfølgelig at foretrække, men det er trods alt bedre at være med på video end slet ikke at deltage.

Hvis den mulighed kan være relevant for din klynge, kan du læse videre i denne oversigt over gode råd til virtuel deltagelse i klyngemøder.
‍

Udstyr på klyngemødet

Der er behov for en projektor og en PC med god internetforbindelse. Desuden skal I anskaffe jer udstyr til videokonference fx et webkamera og en god kombineret mikrofon og højtaler. Det kan anskaffes for nogle få tusind kroner – søg på nettet.

I skal have adgang til en virtuel mødeplatform som Teams, Zoom, eller lignende.
‍

Forberedelse for klyngekoordinator

Find et lokale, hvor der er ro og fred, og hav din koncentration på mødet, som hvis du var fysisk deltagende.

Hav din computer med mikrofon, kamera og en god internetforbindelse klar.

Test det link/invitation du har fået i god tid sammen med klyngekoordinator – gerne 15 min før mødet starter. Vær sikker på at kamera, mikrofon og højtaler fungerer.
‍

Under mødet

Den, som afvikler mødet, skal passe på ikke hele tiden at stå med ryggen til skærmen med de virtuelle deltagere. De skal kunne inddrages ift. spørgsmål og kommentarer.

Når der arbejdes i grupper, er pauser etc., skal I aftale, hvordan den virtuelle gruppe får besked om, at mødet starter i plenum igen.

De handouts man evt. har med til mødet, skal deles med de virtuelle deltagere – tag som minimum et foto og send det på sms til dem.

Hvis I følger disse simple spilleregler, kan det blive en god og udbytterig oplevelse at deltage virtuelt. Som sagt er det bedste altid at mødes fysisk, men virtuelt fremmøde er klart bedre end ikke at være med.